Mit der 12-Step-Strategy zur Erfolgssicherung in Teams, Abteilungen, Services, etc.

Dieser Artikel wendet sich an Personen, die die Möglichkeit haben, ihren Tätigkeitsbereich (Team, Abteilung, Service, etc.) mitzubestimmen und beschreibt die Herangehensweise in der „12-Step-Strategy“ des Autors. Dabei handelt es sich um keinen Best-Practice-Ansatz, jedoch um eine Methode, die sich für den Autor als sehr praktikabel erwiesen hat. Die Herangehensweise basiert auf Strategien ein Unternehmen zu führen und bringt diese Methoden in brauchbaren Kontext und gliedert sich dabei in drei Teile zu je vier Schritten:

  • Lagebestimmung
  • Strategieerstellung
  • Durchführung

Folgende Grafik fasst die Grundelemente und Schritte zusammen:

Abbildung 1: Die 12-Step-Strategy (Quelle: Eigene Darstellung)

Sollte es die erste oder eine völlig neue Strategie in diesem Tätigkeitsbereich (Team, Abteilung, Service, etc.) sein, so sollte diese kurzfristig (auf 2-3 Jahre angelegt werden). Die nachgelagerten Strategien sollten dann mittelfristig (ca. 5 Jahre) sein.

Im Sinne des persönlichen kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (PDCA) ist der Autor immer offen für Feedback und Verbesserungsvorschläge und freut sich auf Rückmeldungen.

Lagebestimmung

Um den Vorgang der Lagebestimmung zu verdeutlichen, wird eine Analogie eines Umzugs in eine andere Stadt genutzt.

Das neue Domizil ist bezogen und man erkundet die Gegend. Wo kann man was einkaufen, wie kommt man von A nach B, etc. sind die ersten Fragen, die man klärt. Diese Vorgangsweise kann man nun auch im Businesskontext nutzen. Zuerst macht man sich also ein Bild der aktuellen Lage der Firma. Das kann auch durchgeführt werden, ohne einen Job-Wechsel herbeizuführen, es ist nur wichtig hier diesen Blickwinkel zu haben und objektiv die „Helikopterperspektive“ einzunehmen. „Welche Punkte sind unklar?“, „wo sind augenscheinliche Probleme?“, „wo muss etwas nachdokumentiert werden?“, etc. sind nur ein paar beispielhafte Fragen, die man sich stellen sollte.

Nachdem die Ausgangslage nun definiert ist, geht man dazu über das Umfeld zu erkunden. Im Falle des Umzugs also die Nachbarn oder andere Bewohner des Stadtteils. Genauso sollte man auch im Businesskontext vorgehen. Eine Stakeholder Analyse gibt einen guten Überblick über das Umfeld. Es ist wichtig zu wissen, welche Personen oder Firmen oder auch Kunden auf Sie bzw.  Ihren Wirkungsbereich wirken oder durch Sie  bzw. Ihren Wirkungsbereich beeinflusst werden. Es ist von großer Bedeutung zu erkennen, welche Anforderungen diese haben und was man machen muss, um seine „Kunden“ (wortwörtlich, sowie auch als interne Prozesskunden zu interpretieren) zufrieden zu stellen. Ebenso wichtig ist der Überblick über das Team. Je mehr man über das Team weiß, umso besser kann man die Strategie auf diese abstimmen.

Im Normalfall verfolgt man mit einem Umzug ein Ziel. Die Gründung einer Familie oder bessere Jobchancen sind nur zwei Beispiele. Es ist wichtig das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren, damit sich ein Umzug auch lohnt. Auf den Businesskontext umgelegt, bedeutet das, das man sich mit der Vision des Unternehmens befassen muss. Es ist von integraler Bedeutung, dass man weiß, wohin die Firma in Zukunft gehen möchte, denn nur so können sich die Abteilungen/Teams/Services etc. danach orientieren. Falls die Vision auch schon auf die Abteilungen runtergebrochen wurde, dann sollte diese herangezogen werden. Sollte schon eine Vision vorhanden sein, sollte man diese mit der Unternehmensvision abgleichen, ob diese konform sind.

Nachdem der erste Überblick gemacht wurde, sollten die vorherigen Schritte nochmals wiederholt werden und danach eine Beurteilung erfolgen. Die Abweichung zwischen den Zielen der Organisation und den Wünschen der Kunden zu dem Wirkungsbereich bzw. auch die erkannten Probleme geben nun Raum für Verbesserungen bzw. notwendige Änderungen, die Gegenstand einer Strategie sein sollten.

Strategieerstellung

Genauso wie es für ein Unternehmen wichtig ist zu wissen, wohin die Reise gehen soll, ist es das auch für Abteilungen/Teams/Services etc. Zum einen ist es für die Beteiligten leichter nachvollziehbarer, dass gewisse Aktivitäten gesetzt werden bzw. ist es auch für die Budgetierung relevant zu wissen, warum eine Ausgabe notwendig ist. Eine kurze Begriffsdefinition bzw. Abgrenzung von Vision und Mission findet man zum Beispiel auf wiseCom. Als Analogie kann hier der Wunsch einer Reise gewählt werden.

Der erste Schritt ist entweder die Erstellung einer neuen oder Adaptierung der vorhandenen Vision. Die Vision stellt das Reiseziel dar. Dies sollte kurz und prägnant und mit einem Satz sein. Man sollte hier das „Big Picture“ ganz klar transportieren. Für einen der Tätigkeitsbereiche des Autors (Analytics und Business Intelligence) wäre das zum Beispiel: „Die Advanced Analytics ist ein zentraler Erfolgsfaktor für die richtigen Entscheidungen des Business.“

Nachdem das Ziel der Reise definiert ist, sollte man sich Gedanken machen, wie man es erreicht. Für eine echte Reise würde man sich überlegen, was man alles berücksichtigen muss. Auch hier ist es wichtig, dies in einem verständlichen Satz zu formulieren. Es ist sehr schwierig alles Wichtige zu berücksichtigen, zeigt aber einen klaren Weg auf und unterstreicht die Fähigkeit das Unwesentliche vom Wesentlichen zu trennen. Für oben genannten Tätigkeitsbereich könnte man sich zum Beispiel an der Mission von google orientieren und folgendes festhalten: „Die Mission des Advanced Analytics-Teams ist es unternehmensrelevante Informationen zu organisieren und den Fachbereichen in optimaler Form zugänglich zu machen und durch die richtigen Informationen die optimalen Entscheidungen zu ermöglichen".

Bei einer echten Reise (mit Ausnahme eines „Chill-Urlaubs“) überlegt man sich meist im Vorfeld, was man sehen oder erleben möchte. Man setzt also Ziele. Genau diesen Schritt setzt man nun für den Wirkungsbereich (Abteilungen/Teams/Services etc.). Diese Ziele sollten sinnvoll gesetzt werden. Der Autor nutzt hierzu die SMART-Methode. Hier ist es wichtig die bereits identifizierten Probleme und Verbesserungspotenziale zu adressieren. Das ist wichtig, dass der Wirkungsbereich (Abteilung/Team/Service etc.) erfolgreich wahrgenommen wird bzw. erhöht es die Akzeptanz der Strategie, wenn diese den anderen Stakeholdern präsentiert wird.

Bei der Reise würde nun nach der Zielsetzung eine konkrete Strategie/Reiseroute/etc. erstellt werden. Genauso wird nun auch an dieser Stelle verfahren. Auch bei der Definition der Strategie ist es wichtig diese SMART und unmissverständlich zu definieren und auf die wesentlichen Aspekte zu fokussieren. Die Strategie deckt alle Ziele ab, unterstützt das Erreichen der Vision bzw. Mission und berücksichtigt dabei die Erkenntnisse der Lagebestimmung.

Durchführung

Im letzten Schritt wird nun die Strategie vorgestellt bzw. umgesetzt. Als Analogie kann hier immer noch die Reise dienen. Nehmen wir an, es sollen weitere Personen zu einer Teilnahme animiert werden, z.B.: im Rahmen eines „Pärchen-Urlaubs“. Die ersten beiden Schritte dienen dem „verkaufen“ bzw. abstimmen der Reise an die anderen, die anderen Schritte sind dann das Erleben der Reise bzw. das Genießen der Urlaubsfotos.

Dass die Strategie nun nach der Meinung einer Person eine gute Lösung ist, ist schon sehr gut, reicht aber naturgemäß noch nicht aus, um der Organisation einen Mehrwert zu bringen. Die Inhalte müssen nun in angemessener Form präsentiert und danach diskutiert werden. Hier gibt es keine genormte Lösung und es liegt im Auge der/des Betrachterin/Betrachters, was passend ist. Prinzipiell lohnt es sich aber, sich mit Methoden zur Visualisierung von Sachverhalten und Präsentationstechniken auseinander zu setzen. Man sollte nicht vergessen, die Strategie soll verkauft werden, damit diese auch die notwendige Akzeptanz sowie Budgets bekommt. Bevor diese der Geschäftsleitung oder einer anderen Zielperson präsentiert wird, lohnt sich eine Vorabpräsentation bei Beteiligten und das Einholen von Feedback. Unter Umständen kommen hier Verbesserungspotenziale zum Vorschein, an die man vorher nicht gedacht hat. Nach mehreren Testläufen sollte auch die Präsentation erfolgen.

Parallel zur Präsentation sollte auch ein erstes Budget ausgearbeitet werden. Das Management muss wissen, welche Kosten anfallen werden. Nach der Präsentation kann in Abstimmung mit den Entscheidungsträgern das entsprechende Budget verabschiedet werden.

Nachdem der Start erfolgen kann, kann nun mit der Umsetzung begonnen werden. Hier ist es wichtig möglichst schnell auch Erfolge vorzuweisen, um die Akzeptanz zu erhöhen. Dies ist besonders zu Beginn wichtig, da die ersten Eindrücke besonders einprägsam sind. Daher wird an dieser Stelle die Nutzung des Pareto-Prinzips bzw. der „80/20-Regel“ vorgeschlagen.

Zu einem guten Abschluss sollte die Strategie dann evaluiert werden. Diese kritische Reflexion hilft sich selbst zu verbessern und die nächste Strategie noch besser zu machen.

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